سعادة الشيخ /أحمد بن محمد الندابي

تختص الأمانة العامة بمجلس الشورى بالآتي:

• إعداد الخطة السنوية للأمانة العامة ومتابعة تنفيذها.
• إعداد دعوات الحضور لجلسات المجلس وإبلاغها للأعضاء وإعداد جداول أعمالها بالتنسيق مع مكتب المجلس.
• إعداد مضابط ومحاضر جلسات المجلس وإعلانها للأعضاء طبقاً لنظم المجلس ولوائحه.
• الإشراف على تنظيم اجتماعات لجان المجلس وحضور جلساتها وإعداد محاضر تلك الاجتماعات وإعداد القرارات والتعاميم والرسائل.
• القيام بأعمال التنسيق بين رئيس المجلس وأعضائه لترتيب الاجتماعات وإعداد الموضوعات التي تعرض على المجلس وتضمينهـا فـي جـدول الأعمـال ووضع القرارات والسياسات موضع التنفيذ.
• إجـراء الدراسـات والبحـوث والتقاريـر فـي المسائل المتعلقة بأعمال المجلس ولجانه.
• التحضير للمؤتمرات والندوات المتخصصة التي ينظمها المجلس أو يدعى للمشاركة فيها داخل السلطنة ومتابعة نتائجها.
• تنفيذ الإجراءات المالية والإدارية وفق القوانين واللوائح والنظم المعمول بها.
• إعداد الموازنة السنوية للمجلس حسب المنشورات المالية الصادرة واللوائح والسياسة العامة للدولة.
• القيام بأعمال التغطية الإعلامية والعلاقات العامة والمراسم.
• إعداد وتنفيذ الخطة العامة لتدريب وتأهيل الموظفين العُمانيين العاملين في المجلس.
• رفع تقارير دورية وسنوية لرئيس المجلس عن سير العمل بالأمانة وتقديم المقترحات التطويرية اللازمة في هذا الشأن.

الأمانة العامة المساعدة للجلسات والدعم البرلماني وتختص بـ:

• القيام بأعمال التنسيق الفني لجلسات المجلس.
• إعداد وتهيئة الاجتماعات الخاصة بجلسات المجلس وتنسيقها وتوثيقها وتوفير متطلباتها.
• تنظيم سجلات حضور أعضاء المجلس وانصرافهم .
• إعداد مسودة تقرير الأمانة العامة حول أنشطة المجلس ما بين جلساته.
• تحرير مضابط ومحاضر الجلسات العامة ومتابعة القرارات الصادرة عنها .
• تجميع وتصنيف طلبات الأعضاء بشأن إجراء تصحيحات على مضابط الجلسات لعرضها على المجلس عند التصديق على هذه المضابط.
• إعداد سجلات بالأدوات البرلمانية المقدمة من الأعضاء ومشروعات القوانين وغيرها من الموضوعات المحالة من الحكومة واقتراحات القوانين المقدمة من الأعضاء أو اللجان وعرضها على المكتب حسب تعليمات رئيس المجلس ومتابعة ما يتم اتخاذه من قرارات في هذا الشأن.
• إعداد وطباعة وتوزيع مضابط جلسات المجلس.
• إعداد مشروعات جداول أعمال الجلسات العامة.
• إعداد مشروع برنامج البيانات الوزارية السنوية بالتنسيق مع الأمانة المساعدة للجان والمعلومات.
• تقديم العون اللازم للأعضاء فيما يتعلق بممارسة مهام العضوية واقتراح الحلول الرقابية المناسبة لتناول القضايا التي يطرحها الأعضاء.

الأمانة العامة المساعدة للجان والمعلومات وتختص بـ:

• القيام بأعمال التنسيق والدعم البرلماني للجان .
• إعداد وتهيئة الاجتماعات الخاصة باللجان وتنسيقها وتوفير متطلباتها .
• إعداد مسودة تقرير الأمانة العامة حول أنشطة اللجان .
• مساعدة اللجان وفرق العمل في إعداد وصياغة تقاريرها وتوصياتها ومراجعة وإخراج التوصيات المقرة من قبل اللجان في صورتها النهائية .
• توفير الدراسات والبيانات والمعلومات التي تطلبها اللجان بالتنسيق مع الدوائر المختصة.
• تحرير محاضر اللجان ومتابعة القرارات الصادرة عنها .
• إعداد مشروعات جداول أعمال اللجان .
• إعداد وصياغة وتوزيع محاضر وجداول أعمال اللجان .
• توصيل خلاصة أعمال اللجان وما انتهت إليه من دراسات وتقارير وقرارات إلى دائرة الوثائق والمحفوظات بعد اعتمادها من مكتب المجلس أو المجلس حسب الأحوال.

الأمانة العامة المساعدة للشؤون الإدارية والمالية وتختص بـ:

• الإشـراف علـى تطبيـق لائحـة تنظيم شؤون موظفي المجلس واللائحة المالية وقانون المعاشات ومكافآت ما بعد الخدمة على موظفي المجلس .
• القيام بالأعمال الإدارية والمالية ومتابعة تنفيذ جميع القوانين والقرارات واللوائح والتعاميم المتعلقة بهما.
• إعداد مشروع الموازنة المتكررة والرأسمالية وإجراءات اعتمادها وتنفيذها والتأكد من مطابقة النفقات والإيرادات وأنها تتم وفقاً للاعتمادات المقررة في بنود الموازنات المختلفة للمجلس.
• توفير احتياجات الأمانات المساعدة والدوائر والمكاتب المختلفة من مستلزمات العمل لأداء مهامها واختصاصاتها وفقاً للنظم والقواعد المعمول بها.
• القيام بجميع الإجراءات الخاصة بتعيين وإنهاء خدمات الموظفين وفقاً للأنظمة المتبعة في هذا الشأن.
• إعداد مشاريع العقود المزمع تنفيذها مع المقاولين والشركات ومتابعـة إجـراءات اعتمادهـا بالتنسيـق مـع الجهـات ذات العلاقة بالمجلس.
• الإشراف على أعمال المشتريات والخدمات لجميع الأغراض المختلفة وإصدار أوامر الشراء وأداء الخدمات الخاصة بها.
• إعداد وصرف المستحقات المالية المخصصة لأعضاء المجلس.
• إعـداد وصـرف الرواتـب والأجـور الإضافية والبدلات وكافة مستحقات الموظفين بالمجلس.
• إعداد الحسابات الختامية والتقارير الدورية عن الموقف المالي لبنود موازنة المجلس.
• الإشـراف علـى المخـازن ونظـم الإجراءات الخاصة بسجلات الاستلام والحفظ اللازمة للعمل وبما يوفر المستلزمات لجميع الجهات بالمجلس.
• إعداد الخطط والبرامج التدريبية والتأهيلية لموظفي المجلس بالتنسيـق مـع الأجهـزة المختلفـة بالمجلـس بمـا يحقـق رفع كفاءة موظفيه.
• المشاركة في إعداد وتعديل الهيكل التنظيمي واللوائح الإدارية والمالية عند الاقتضاء

الأمانة العامة المساعدة للإعلام والعلاقات العامة وتختص بـ:

• وضع الخطط والبرامج الإعلامية المسموعة والمرئية والمقروءة المتعلقة بأنشطة المجلس ومتابعة تنفيذها.
• تغطية أنشطة المجلس إعلاميًا وإبرازها داخل السلطنة وخارجها.
• الإشراف على إجراءات التغطية الإعلامية المتعلقة بأدوار انعقاد المجلس وجلساته واجتماعات مكتبه ولجانه وعند سفر الوفود الرسمية للمجلس إلى خارج السلطنة وكذلك الوفود الرسمية للدول الأخرى عند زيارتهم للسلطنة.
• المساهمة في تنظيم المحاضرات والندوات والمؤتمرات الداخلية التـي يدعـو لهـا المجلس ووضع برامجها وتنفيذها ومتابعة نتائجها وتقييمها.
• إصدار المطبوعات والنشرات والمجلات الدورية باللغتين العربية والأجنبية عن إنجازات المجلس وأنشطته المختلفة.
• رصد ومتابعة وتوثيق ما ينشر عن المجلس في مختلف الصحف المحلية والإقليمية والدولية واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
• استقبال وتوديع الشخصيات والوفود الزائرة للمجلس أو المدعوة لحضور جلساته أو اجتماعات مكتبه ولجانه.
• إعداد السجلات والألبومات بالصور الفوتوغرافية وأفلامها وتوثيقها وحفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها.
• تنظيم وترتيب وتسهيل مقابلات الأعضاء والمسؤولين الذين يأذن لهم الرئيس بمندوبي الصحف وأجهزة الإعلام الأخرى.
• الاتصـال بالمؤسسـات الصحفيـة وأجهـزة الإعـلام وتزويدهم بالمعلومات التي تتعلق بأنشطة المجلس وأجهزته المختلفة.
• تنفيذ الإجراءات ذات الصلة في مجال العلاقات العامة والتي تتعلق بالمناسبات والاحتفالات العامة التي يشارك فيها المجلس.
• إعـداد الترتيبـات اللازمـة لسفـر واستقبـال رئيـس المجلس وأعضائه والموظفين
• حضور جلسات المباحثات المشتركة التي تعقد مع الوفود الزائرة بمقر المجلس إذا دعت الحاجة إلى ذلك وإعداد ما يلزم من تقارير إعلامية عن هذه الزيارات.
• تنفيذ المهام المتعلقة بشؤون خدمة أعضاء المجلس بالتنسيق مع الأجهزة المختصة بالمجلس.